REHBER · ÜCRETSİZ ŞABLON
Rezervasyon defteri mi, rezervasyon sistemi mi?
Günde birkaç rezervasyon alan ve rezervasyonu tek kişinin yazdığı bir restoran için düzenli tutulan bir defter yeterlidir. Rezervasyonlar telefon, WhatsApp ve Instagram’dan birlikte geliyor, birden fazla kişi yazıyor ve kapıda misafir aranıyorsa rezervasyon sistemi zaman kazandırır. Aşağıda ücretsiz defter şablonu ve karar için karşılaştırma var.
Ücretsiz rezervasyon defteri şablonu
- Excel şablonu (.xlsx) ↓
Kaynak ve durum sütunları açılır listeli; Google E-Tablolar’da da açılır.
- Yazdırılabilir defter (PDF) ↓
A4 yatay, günlük sayfa; çıktı alıp kasanın yanında tutun.
Kayıt ya da e-posta istenmez.
Rezervasyon defterinde hangi sütunlar olmalı?
Şablondaki sütunlar, kapıda en çok sorulan sorulara göre seçildi. Her sütunun neden orada olduğu:
- Tarih ve saat: Misafirin geleceği gün ve saat. Saat verilmediyse “akşam” gibi yazmak yerine boş bırakın; kapıda sorulur.
- Misafir adı: Kapıda aranacak isim. Soyadının ilk harfi aynı isimli iki misafiri ayırır.
- Telefon: Gecikmede aramak ve düzenli misafiri tanımak için. Kişisel veridir; defter herkesin göreceği yerde durmamalı.
- Kişi: Masa seçiminin temeli. Çocuk varsa nota yazın.
- Masa: Önceden verilen masa. Boş bırakılırsa kapıda uygun masa seçilir.
- Not: Doğum günü, alerji, sandalye ihtiyacı, pencere kenarı isteği.
- Kaynak: Telefon, WhatsApp, Instagram ya da yüz yüze. Hangi kanalın çalıştığını ay sonunda gösterir.
- Alan kişi: Rezervasyonu yazan çalışan. Yanlış anlaşılmada kime sorulacağı bellidir.
- Durum: Bekliyor, geldi, gelmedi ya da iptal. Gelmeyenleri işaretlemek bir sonraki rezervasyonda işe yarar.
Defterle çalışırken dikkat edilecekler
Defter ucuz ve hızlıdır; sorunlar genellikle defterin kendisinden değil, kullanımından çıkar.
- Tek defter tutun. Telefonda ayrı, WhatsApp’ta ayrı liste tutulursa aynı masa iki kez verilir.
- Rezervasyonu alırken okuyarak tekrar edin: gün, saat, kişi sayısı ve isim.
- Gün başında o günün sayfasını masa planıyla karşılaştırın; çakışmaları misafir gelmeden çözün.
- Telefon numaraları kişisel veridir (6698 sayılı KVKK). Defteri misafirin görebileceği yerde bırakmayın, eski sayfaları gereğinden uzun saklamayın.
Ne zaman rezervasyon sistemine geçmeli?
Aşağıdakilerden ikisi ya da daha fazlası sizde her hafta yaşanıyorsa defter artık işinizi yavaşlatıyordur:
- Rezervasyon birden fazla kanaldan geliyor ve bir kısmı deftere geçmeden unutuluyor.
- Rezervasyonu birden fazla çalışan alıyor; defter kimin elindeyse bilgi onda.
- Yoğun saatte kapıda isim aramak misafiri bekletiyor.
- Aynı masaya iki grup yazılıyor ya da boş masa varken misafir geri çevriliyor.
- Misafirler online rezervasyon yapmak istiyor, siz mesajlara tek tek cevap veriyorsunuz.
Defter, Excel ve rezervasyon sistemi
Üç yöntemi, günlük işte fark yaratan noktalarda yan yana koyduk. Hangisinin size uyduğu rezervasyon sayınıza ve ekibinize bağlı.
| Konu | Defter | Excel | Rezervasyon sistemi |
|---|---|---|---|
| Ekip aynı listeyi görür mü? | Hayır, defter tek yerde durur | Paylaşılırsa; aynı anda düzenlemek karışır | Evet, her cihazda anlık |
| Online rezervasyon | Yok | Yok | Misafir kendi sayfanızdan ayırtır |
| Aynı masaya iki grup | Elle kontrol edilir | Elle kontrol edilir | Kat planı çakışmayı engeller |
| Kapıda misafiri bulmak | Sayfa sayfa aranır | Bilgisayar başında aranır | Ad ya da telefonun son haneleriyle, telefondan |
| Düzenli misafiri tanımak | Hatırlayana kalır | Ayrı sayfada, elle | Telefon numarasıyla kendiliğinden eşleşir |
| Kaybolma riski | Defter kaybolursa kayıtlar gider | Dosya tek bilgisayardaysa aynı risk | Kayıtlar sunucuda; cihaz değişse de durur |
| Ay sonu raporu | Elle sayılır | Formülle çıkarılır | Kaynağa ve tarihe göre hazır |
| Başlamak | Hemen | Şablonu indirip hemen | Kurulum gerekir; Rezerveniz’de aynı gün |
| Maliyet | Defter parası | Ücretsiz ya da Office lisansı | Aylık abonelik |
Sık sorulanlar
Rezervasyon defteri nasıl tutulur?
Her güne ayrı sayfa açın; her rezervasyon için tarih, saat, misafir adı, telefon, kişi sayısı, masa ve not yazın. Rezervasyonu kimin aldığını ve misafir geldiğinde durumunu işaretleyin. Ücretsiz şablonumuz bu sütunlarla hazır gelir.
Restoran rezervasyon listesi Excel’de nasıl hazırlanır?
İlk satıra sütun başlıklarını yazın, başlık satırını dondurun ve kaynak ile durum gibi sütunlara açılır liste koyun; böylece herkes aynı kelimeleri kullanır. Excel şablonumuz bu ayarlarla gelir, doğrudan kullanabilirsiniz.
Şablonu kullanmak ücretsiz mi?
Evet. Excel ve PDF şablonlarını indirip kendi restoranınızda istediğiniz kadar kullanabilir, çoğaltabilirsiniz; kayıt ya da e-posta istenmez.
Defterden sisteme geçmek ne kadar sürer?
Rezerveniz’de sihirbazla 10 dakikada kendiniz kurarsınız; isterseniz kurulumu biz yaparız. Defterdeki ileri tarihli rezervasyonları gün gün, o günün satırlarını yapıştırıp kontrol ederek toplu kaydedebilirsiniz; her birini ayrı ayrı girmeniz gerekmez.
Defter yetmemeye başladıysa
Rezerveniz rezervasyonları tek listede toplar, misafire kendi online rezervasyon sayfanızı açar ve kapıdaki ekibin misafiri telefondan karşılamasını sağlar. 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ↗
Misafir adı ve telefon numarası bu kanun kapsamında kişisel veridir.
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu ↗
Veri sorumlusu ve veri işleyen yükümlülüklerine dair rehberler.
Son güncelleme: